Postée il y a 6 jours
MISSIONS :
- Gérer l'agenda du Directeur Général des Services : mettre en place les récurrences, prioriser les rendez-vous en fonction des échéances, assurer un suivi,
- Préparer et suivre les dossiers du DGS,
- Organiser, préparer et assurer le suivi des instances de Direction (Comités de Direction),
- Participer à l'élaboration des documents institutionnels,
- Assurer un rôle de coordination entre le DGS, le secrétariat du Maire, les pôles, les directions et les services, garantir un binôme avec l'Assistante du Maire et la remplacer en son absence,
- Gérer le courrier (ouverture, enregistrement, suivi, dispatch, rédaction, contrôle des parapheurs et des circuits de validation),
- Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage,
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale, dans le respect de la démarche « accueil qualité » engagée au sein de la Collectivité, ainsi que du conciliateur de justice.
PROFIL :
- Formation de base en secrétariat avec de bonnes qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, et de grammaire,
- Bureautique : word, excel, messagerie, internet, logiciels métiers,
- Aptitudes relationnelles et sens du contact,
- Discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité,
- Sens de l'organisation, autonomie dans l'organisation de son travail, prise d'initiatives, capacité d'adaptation.
PLANNING :
- Semaines scolaires, travail à temps non complet : lundi (matin ou après-midi), mercredi et jeudi (journées),
- Moitié des vacances scolaires, travail à temps complet : du lundi au vendredi.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.