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Gestion et suivi administratif
Utiliser l’outil informatique Word, Excel, Outlook, Power point
Gérer les demandes d’interventions/de travaux par la collecte des informations, le traitement et le suivi (logiciel de gestion Open GST)
Rédiger les courriers de réponse aux différentes demandes formulées par les usagers (riverains, associations, partenaires…) Assister les services dans la présentation des documents de communication : réunion publique, rapport à la coordination…
Gestion des DT et DICT via la plateforme de déclaration
Créer et tenir à jour des tableaux de bord de suivi : consommations en fluides (eau, électricité, gaz, bois de chauffe…)
Savoir extraire une analyse des tableaux de bords pour des supports de communication
Gestion et suivi financier
Réaliser les bons de commande et les lettres de commande (logiciel Ciril) avec une bonne connaissance de la comptabilité publique (fonctionnement/investissement, ligne de gestion, imputation budgétaire)
Alerter les responsables de service sur le suivi de leurs lignes budgétaires
Réaliser les virements internes quand nécessaire, en lien avec le service des finances
Assister les services techniques en fin d’exercice budgétaire dans les « restes à réaliser »
Gestion et suivi des marchés publics/contrats
Préparer les dossiers relatifs aux procédures de consultations (Mapa) en lien avec chaque service technique
Rédiger les actes juridiques : décisions, avenants, ordre de service, notifications
Réaliser le suivi administratif des marches publics et contrats : renouvellement, reconduction, réception, réserve/levée des réserves…
Réaliser le suivi financier des marches publics et contrats : dresser des tableaux de bords avec alerte auprès des services techniques
Effectuer le relevé et l’analyse des données liées aux alarmes des bâtiments communaux (à partir du logiciel du prestataire), en lien avec le chargé des contrats de maintenance
Gérer les renouvellements de contrat de gaz et d’électricité
Tri, classement et archivage
Classer et ordonner les dossiers et les documents de manière simple et accessible à tous
Tenir une arborescence informatique claire et homogène
Opérer un tri régulier parmi les dossiers et les documents
Polyvalence en cas d’absence de la chargée d’accueil et de gestion administrative/financière
Profil recherché
Vous disposez d'une expérience en collectivité territoriale et maitrisez les règles budgétaires et de comptabilité publique ainsi que la réglementation en matière de passation et d'exécution des marchés publics.
Dotée d'un bon relationnel, et d’une communication aisée, vous êtes rompue au travail d’équipe en transversalité et savez partager l’information. Vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion du stress et de maitrise de soi et les règles de confidentialité.
Vous possédez des qualités rédactionnelles avérées, maîtrisez les techniques de prise de notes et de mise en forme de documents et êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers.
Vous savez vous adapter, anticiper, alerter et faire évoluer vos pratiques.
Réactif.ve, rigoureux.se, vous hiérarchisez les priorités et planifiez votre travail en autonomie dans le respect des consignes données. Votre sens du service public et votre implication vous permettent d'être force de proposition afin d'optimiser les outils et procédures et ainsi d'améliorer la qualité du service rendu.
Conditions d'exercice
Travail du lundi au vendredi sur 36h30 au Centre Technique Municipal.
Utilisation des logiciels CIRIL FINANCES / RH et Open GST
Utilisation du pack office
Déplacements ponctuels en Mairie si nécessaire (travail en lien avec les services marché, finance, subvention…)
Conditions de recrutement
Recrutement sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs.
36 heures 30 hebdomadaires.
Rémunération statutaire sur 12 mois + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + Chèques Déjeuner + Droits à RTT
Sous l’autorité de la responsable du service administratif et au sein d’une équipe de trois personnes, vous recueillez, traitez les informations et assurez le secrétariat nécessaire au fonctionnement administratif et financier du Centre Technique Municipal.
Vous assurez la gestion des demandes internes (demandes d’interventions/travaux) et externes (demandes des usagers/péageois)
Vous assurez également le suivi administratif de certains marchés publics passés par les services techniques (type Maboc)