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Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA :
- Rédiger et diffuser des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion, des outils de communication pour le compte du DGS et DGSA ;
- Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des réunions de direction et autres instances de discussion ;
- Impulser des dispositifs de veille juridique et de suivi des actes réglementaires (arrêtés, décisions du maire) ;
- Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bords, fiche projets etc..) ;
- Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
- Réaliser des recensements d'informations ;
- Structurer le rangement informatique des documents de la direction générale, suivi du courrier.
Assurer l’organisation et la bonne marche des assemblées :
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
- Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale ;
- Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées en lien avec le service juridique
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance ;
- Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal ;
- Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution) ;
- Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles.
Piloter de projets transversaux :
- Piloter des projets transversaux à la demande du DGS .
Encadrer le service secrétariat général
- Encadrer les agents du secrétariat général dans leurs missions et notamment distribution-collecte du courrier des services intra-site, l’enregistrement du courrier, l’organisation du Conseil Municipal ;
- Coordonner et planifier l’activité du secrétariat général ;
- Gérer son classement et veiller à l'archivage des documents produits ;
- Suivre le budget du service secrétariat général en lien avec l’assistante administrative ;
- Assurer le remplacement, en cas d'absence, de l'assistante administrative en charge de la gestion du courrier et des parapheurs.
Autres activités du secrétariat général :
- Réaliser des procédures et gérer les mises à jour du guide des procédures ;
- Contribuer à la mise à jour de l'intranet ;
- Suppléer l’assistante du cabinet de M. Le Maire en cas d’absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).
Compétences techniques et professionnelles :
- Connaître et maîtriser le fonctionnement des collectivités et le processus délibératif
- Maîtriser les outils de pilotage de projet
- Aisance rédactionnelle
- Connaître l'environnement juridique, comptable et budgétaire territorial
- Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat
- Maîtriser les outils bureautiques (Open office, logiciels libres, Word, Excel, Power point, webdélib, Publiact, S2LOW)
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits
- Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies
- Savoir gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services
- Rigueur, organisation et méthode
- Sens de l'écoute et de la reformulation
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail
- Discrétion professionnelle
L’agent pourra être amené à travailler les jours de scrutins électoraux.
Disponibilité les soirs de conseils municipaux.
Au sein du service du Secrétariat général de la ville de Villenave d’Ornon, le chef de service a pour missions principales :
- Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées
-Piloter des projets transversaux
- Encadrer les activités et les agents du secrétariat général