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Poste d'assistant administratif au sein du pôle enseignement supérieur (CAMPUS) d'un ensemble scolaire privé, plus particulièrement rattaché au centre de formation et unité de formation des apprentis.
Vous devrez :
- Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants du dossier d'inscription à la fin du contrat, gestion du quotidien d'un apprenti (inscriptions, contrats, suivi des absences, inscriptions aux examens, enquêtes diverses .) et saisie de toutes ces données sur YPAREO.
- Assurer le suivi administratif des dossiers avec les entreprises : en lien avec l'apprenti (Contrat d'apprentissage, conventions, envoi de bulletin de note, d'attestation de présence.) En lien avec les maitres d'apprentissage (Convocations aux réunions de conseils pédagogiques, aux formations des maitres d'apprentissage .)
- Tenir du secrétariat de direction du Centre de formation : convocation réunion, établissement de compte-rendu de réunion de pilotage, de conseils de perfectionnement. Gestion de Qualiopi.
- Effectuer les tâches de secrétariat en lien avec les responsables pédagogiques des différentes filières ; Assure la gestion des frais de déplacements.
- Etablir les extractions YPAREO des heures à payer en lien avec le service paie.
- Accueillir, prendre en charge les visiteurs et les appels téléphonique en lien avec le CFA et le CFC. Assure la gestion administrative du quotidien.
- Préparer les documents de communication du CFA-CFC : documents rentrée (Dossier candidat, guide de l'apprenti, Documentation Parcoursup) Documentation pour les salons, et manifestations diverses
- Participer aux manifestations et évènements de communication en lien avec les centres de formation.
- Participer aux réunions de copilotage avec les autres niveaux d'enseignement (BTS formation initiale, Licence, Bac Professionnels) en corrélation avec les assistantes administratives et pédagogiques des entités concernées.
Vous maitrisez du pack office dans sa globalité, principalement Word avancé : publipostage, emailing
Vous avez des compétences affirmées souhaitées sur YPAREO (partie administrative)
Vous avez des connaissances affirmées souhaitées sur la législation des contrats d'apprentissages et formation continue
Vous avez des connaissance du référentiel QUALIOPI.
Vous êtes titulaire d'un BAC + 2 dans le domaine Assistant administratif, gestion des entreprises et des administrations.
Vous devez savoir faire preuve de rigueur, de sens de l'organisation, d'adaptabilité, de discrétion, de relationnel et de communication, savoir travailler en équipe, et rendre compte.
Poste à temps complet, 1565 heures annualisées selon rythme scolaire, 6 semaines de congés payés, mutuelle d'entreprise, CSE.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement secondaire général
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement secondaire général
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.