Postée il y a 8 jours
La Direction Santé, Prévention, PMI met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :
- De protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
- De promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer.
Dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, les missions du/de la secrétaire sont :
- Gestion informatique des données épidémiologiques du service de protection maternelle et infantile.
- Secrétariat du service périnatalité.
- Soutien au secrétariat du service de PMI Jeune Enfant Nord
- Appui logistique à la préparation des commandes du service
Gestion de données :
- Importation journalière des avis de naissance (AVN) des Etats Civils dans le logiciel médical avec remontée des difficultés repérées aux états civils et à sa hiérarchie.
- Saisie informatique et gestion des certificats de santé (CS) et des avis de grossesse (AVG) (cerfa et documents CAF).
- Réalisation des courriers de mise à disposition des professionnels de PMI suite à l'AVG et envoi au service courrier.
- Repérage et traitement des doublons repérés dans le logiciel médical.
- Réception et transfert en ligne aux professionnels de PMI des territoires des relevés de naissances des maternités de l'EMS
- Tri et ventilation aux orthoptistes de PMi des courriers des ophtalmologues libéraux
- Transmission aux médecins libéraux des certificats de santé vierges et carnets de santé à la demande
- Transmission hebdomadaire aux médecins territoriaux de PMI des rapports d'hospitalisation et importation des rapports dans le logiciel médical.
- Renseignement des tableaux des données statistiques de son activité (AVG, AVN, CS)
- Participation à l'élaboration et à la réactualisation des procédures de son unité (AVG, AVN, CS)
- Finalisation et archivage des certificats de santé
- Réalisation d'un archivage historique des documents de son unité (CS, carnet de santé, carnet de maternité)
- Utilisation de la messagerie sécurisée et traitement des messages.
Secrétariat du service périnatalité
- Elaboration des différents courriers, notes et documents divers dont outils de pilotage en assistance aux cadres, organisation des réunions, réservation de salles, prise de notes et réalisation des CR et relevés de décision divers, participation aux réunions de service ;
- Référent périnatalité pour le 67 du logiciel médical HORUS (gestion compte utilisateur, sectorisation, paramétrage des actes, édition de requêtes statistiques, formation des sages-femmes, animation du club utilisateur).
- Suivi des centres de santé sexuelle (organisation des rencontres, comptes rendus, suivi des statistiques, mise à jour des coordonnées, lien avec l'éducation nationale pour les actions collectives, organisation de journées avec le réseau naitre en alsace / éducation nationale, classement / mise en forme courriers, suivi flyers.
- Soutien au secrétariat commun de la PMI au site Verdon
- Tri et ventilation des courriers vers les UTAMS : tous les documents de déclarations de grossesse, certificats de santé, courriers divers.
- Tâches de secrétariat diverses (réception des appels téléphoniques et orientation, prise de messages, rendez-vous, saisie et mise en forme de différents documents, réception des colis).
Divers
- Aide à la préparation des commandes en collaboration avec la secrétaire assistante du service jeune enfant en charge de cette mission
- Participation aux réunions de service
- Réalisation d'un rapport d'activité annuel de ses activités
Savoir :
- Connaissance et parfaite maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance des missions de la PMI serait un plus
Savoir -faire
- Savoir s'organiser et être synthétique
- Savoir travailler en équipe
- Etre force de proposition
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie
Savoir-être :
- Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
- Solidarité d'équipe
- Sens de l'accueil (téléphonique)
Savoir :
- Connaissance et parfaite maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance des missions de la PMI serait un plus
Savoir -faire
- Savoir s'organiser et être synthétique
- Savoir travailler en équipe
- Etre force de proposition
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie
Savoir-être :
- Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
- Solidarité d'équipe
- Sens de l'accueil (téléphonique)