Postée il y a 8 jours
Dans un contexte de développement de notre implantation en région Occitanie, l’antenne locale connaît un accroissement de son volume d’affaires et poursuit l’amélioration de son organisation.
C’est dans ce cadre que le service Ingénierie Territoriale et AMO Occitanie recherche un Assistant administratif et technique F/H.
Sous la responsabilité du Responsable d’Antenne, vous accompagnez l’équipe de Chargés d’opérations et Chefs de projets afin de participer au bon fonctionnement du service. Vous intègrerez une équipe locale actuellement composée de 14 personnes avec lesquelles vous serez en étroite collaboration.
L’Assistant d’opérations apporte un appui général pour l’antenne régionale, mais joue également un rôle de soutien dans la promotion et la réalisation des objectifs des différentes opérations d’amélioration de l’habitat pilotées par Citémétrie, pour le compte des collectivités.
Principales missions :
Assurer la gestion administrative de l’antenne en lien avec la Responsable régionale :
- Assurer le secrétariat classique (gestion du standard, gestion du courrier, gestion des agendas et boîtes mails partagées: organisation de réunions, prise de RDV).
- Assurer une fonction d’accueil, d’information et d’orientation du public et des clients.
- Classer, voire archiver ponctuellement les dossiers (numérique / papier).
- Participation à la gestion de l’intendance de l’antenne (ex: fournitures, matériel, véhicules…).
Assurer un appui technique aux Chefs de projets et Chargés d’opérations sur les différentes missions de l’antenne :
- Participer à la gestion et au suivi financier des marchés en lien avec le Chef de projets.
- Gérer les demandes de subvention pour des propriétaires occupants, bailleurs, ou pour des copropriétés; toutes thématiques confondues (rénovation énergétique, adaptation des logements à la perte d’autonomie, lutte contre l’habitat indigne, aides à la gestion des copropriétés dégradées…):
- Recueillir les pièces auprès des acteurs concernés.
- Constituer et déposer les dossiers.
- Assurer le suivi et les relances le cas échéant, puis déblocage des fonds.
- Participer aux actions de communication:
- Assurer l’interface avec les clients et partenaires sur l’opération.
- Accueillir par téléphone les copropriétaires et répondre à leurs demandes.
- Participer aux actions spécifiques de communication (ex: afficher et/ou boîter de l’information dans les copropriétés, actualiser les documents de communication (affichage, newsletter…).
- Préparer les commissions «impayés» pour les copropriétés en difficulté (collecter les éléments d’analyse nécessaires aux chargés d’opérations, participation aux commissions pour la prise de note et le bon suivi des procédures juridiques).
- Mettre à jour régulièrement les bases de données (Excel et logiciel métier) :
- Informations sur les copropriétaires(coordonnées, lots, évolution suite aux mutations…).
- Annuaires des conseillers syndicaux (notamment après les AG de réélection).
- Impayés des copropriétaires.
- Avancement des procédures de saisie immobilière.
- Assurer le binôme de certaines visites de décence (logements dégradés).
- Assurer le phoning propre à la gestion des différents dispositifs (rappel de réunion, communication d’information, relance des copropriétaires…).
Conditions et avantages :
- Type de contrat :
- Statut : ETAM
- Temps de travail hebdomadaire : 37
- Forfait 11 RTT
- Mutuelle prise en charge à 67 %
- Participation
- Prime vacances
- Prime Forfait Mobilité Durable
- Transports pris en charge à 50 %
- Télétravail : 1 à 2 jours / semaine
Vous êtes issu d’une formation supérieure BAC+2 ou équivalent de type Assistant de gestion PME/PMI, Assistant de direction ou équivalent. Idéalement, vous disposez d’une expérience réussie dans les domaines de l’urbanisme, de l’architecture, du bâtiment / génie civil ou encore de la gestion immobilière, du notariat. Les débutants sont néanmoins acceptés. - Aisance relationnelle et capacité d’écoute - Autonomie - Rigueur, capacités d'analyse et de rédaction - Capacité à gérer des situations complexes et à prioriser vos interventions - Bonne maitrise des outils informatiques, capacité à suivre des tableaux de bord et d'effectuer des reportings Travail partenarial et en réseau Compétences : - Aisance avec l’outil informatique. Maîtrise d’EXCEL (niveau intermédiaire minimum) et maîtrise du Pack Office 365 (Word, PowerPoint, Outlook, Teams, Share Point notamment), en particulier les fonctions de publipostage et de gestion de bases de données.Excellentes qualités d’expression écrite et orale. - Techniques de secrétariat et de gestion administrative. - Méthodes de classement et d’archivage.
CITEMETRIE facilite l’accès à un habitat de qualité pour tous depuis plus de 30 ans.
Cette ambition, qui nous anime au quotidien, se traduit par la mise en œuvre des engagements suivants :
- Offrir et développer un service de qualité
- Imbriquer des savoirs faires multiples et complémentaires
- Valoriser l’expérience collective et individuelle
- Faire émerger les idées et promouvoir l’innovation
Notre expertise s’articule autour de trois types de missions : Conseil, Audits et diagnostics et AMO que nous adressons aussi bien pour des particuliers, des copropriétés, des collectivités et des bailleurs sociaux.
Fière de ses plus de 200 collaborateurs, CITEMETRIE exerce sur l’ensemble du territoire national et dispose d’un réseau d’antennes locales en région Ile-de-France, Hauts de France, Normandie, Bretagne, Pays de Loire, Occitanie, PACA et nouvellement aux Antilles.
Plus pour d’informations sur notre écosystème, rendez-vous sur notre site : www.citemetrie.fr !