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Bureau d'études techniques indépendant, fort de ses 300 collaborateurs, intervient dans la construction, l'aménagement, l'énergie, et l'environnement en tant que maître d'œuvre de conception et de réalisation.
Recherche pour l'agence de Nantes (44) / 15 personnes
1 secrétaire d'agence du site de Nantes (CDD)
Sous la responsabilité du Directeur de l'agence, vous assurez le secrétariat du site de Nantes en coordination avec l'assistante principale.
A ce titre, vous aurez à réaliser des tâches de la mission de base et progressivement des missions complémentaires, en autonomie, sur l'ensemble des missions du pôle secrétariat de Nantes pour les 3 centres de gestions suivants : Bérim agence de NANTES / Bérim EXE / AGI2D (filiale développement durable de Bérim)
PRINCIPALES MISSIONS
- Missions de base
o Assurer l'accueil téléphonique, physique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
o Traiter le courrier et les mails entrants.
o Gérer administrativement le personnel, le matériel et les locaux.
o Procéder aux classements divers en papier et en informatique suivant procédure interne.
- Missions complémentaires de production
o Assurer la production qualitative des dossiers (mise en forme, page de garde.) et coordonner les rendus informatiques et papiers.
o Assister les chefs de projets et les ingénieurs sur la réalisation de tableaux (Excel), de notes diverses (word).
o Transmettre aux directeurs les éléments de facturation, solliciter les partenaires, les clients, et le service DAF (interne) pour facturation, transmission, suivi de règlement et relances éventuelles.
o Assister à la gestion contractuelle sous l'application PYTHAGORE après formation interne (enregistrement, suivi, relance des factures), y compris sous-traitance.
- Missions complémentaires de développement
o Effectuer la détection et le suivi des appels d'offres, et participer au montage des équipes.
o Etablir les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui des Directeurs ou Chefs de projet.
o Réaliser des documents commerciaux divers : fiches de références, CV, notes de présentation ou méthodologique.
Experience: 2 An(s)
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.