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Gestion administrative et communication du pôle
- Gérer l’assistanat de la direction
- Assurer l’organisation de l’agenda
- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
- Suivre les conventions liées à l’activité du pôle - Rédiger les comptes
rendus de réunion de pôle
- Gérer l’organisation logistique des réunions - Assurer et développer la
communication du pôle
- Assurer la gestion et le suivi du courrier - Gérer les commandes de
fournitures
- Assurer l’archivage des services du pôle - Accueil physique et téléphonique
du pôle
- Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de
déclaration, tableaux de suivi, etc.
-
Gestion budgétaire et RH
- Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture
des services du pôle
- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés,
CET,…)
- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
- Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de
la collectivité
Compétences requises :
- Connaître le secteur de la production (imprimerie/ reprographie)
- Connaître les logiciels métier (Indesign, Photoshop etc.)
- Connaître l’organisation des services municipaux et les institutions
- Connaître l’environnement territorial
- Connaître les bases des finances publiques locales
- Connaître les bases du statut de la fonction publique territoriale
- Connaître la règlementation des marchés publics
- Maîtriser l’outil bureautique
- Connaître la réglementation en vigueur sur son secteur et veiller à actualiser
ses connaissances
- Connaître la population du territoire
Diplômes et permis obligatoires :
- BEP/ CAP spécialité administrative ou équivalent
Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagne les
responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place
d’outils de gestion. Il/elle encadre et accompagne la/le gestionnaire administratif.ve,
coordonne, organise et évalue les missions de la coordination du pôle.