Postée il y a 21 jours
Missions principales:
- Accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des partenaires
- Écoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes partenaires compétents
- Peut être amené(e) à aider administrativement le public
- Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,
- Dans les situations d’urgence, il(elle) évalue, alerte et fait le lien avec les travailleurs sociaux et/ou les responsables.
- Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
- Accueille les professionnels et/ou les partenaires
- Peut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics, en MDS
- Gestion et suivi administratif des dossiers relevant de l’Action Sociale Territorialisée, de l’Aide Sociale à l’Enfance, de l’Autonomie et de la Cohésion Sociale
- Gère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux (traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes sociales (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des responsables et transmission des réponses par messagerie), tenue de tableaux de bord et de statistiques...
- Saisie informatique des données administratives et financières sur SOLIS
- Enregistre, met à jour et gère l’arborescence des serveurs utilisés sur la MDS
- Assure le classement des dossiers qui lui incombent, l’archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux
- Prépare et envoie les mises à disposition des professionnels.
Organisation et secrétariat :
- Gère le courrier papier et électronique de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi, acheminement Poste)
- Contribue à l’organisation des activités de la MDS (création et gestion d’outils) et peut assurer un soutien informatique auprès des professionnels de la MDS dans l’utilisation des logiciels et applications informatiques de la collectivité
- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
- Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive
- Participe à la continuité du service public en lien avec le supérieur hiérarchique
- Assure, en lien avec le responsable de la MDS , l’organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions…)
- Participe aux réunions d’équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le Responsable MDS
- Rédige les procès-verbaux, compte-rendus en lien avec l’activité de la MDS
- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e).
Missions annexes:
- Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,…)
- Peut être amené(e) à rédiger des notes à la demande du Responsable MDS
Spécificités du poste:
- règles relatives à la confidentialité et au secret professionnel
- adaptation des horaires au poste : obligation d’être à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence
- Permis B et véhicule personnel : est amené(e) à se déplacer sur les sites extérieurs (présence des secrétariats sur les sites de proximité et/ou permanences d’action sociale)
- Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points (titulaires et stagiaires)
Compétences techniques :
• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité, ses dispositifs et ses spécificités
• Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Capacité à rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Libre Office)
• Utiliser les outils de messagerie (Bluemind, medimail, )
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité : SOLIS, Nextcloud, PASIP, …
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Savoir créer un climat et une relation de confiance
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Respecter la notion de secret professionnel
• Savoir faire face à l'agressivité du public, mesurer le danger et alerter
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Savoir écouter
• Être capable de reformuler
• S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
• Être capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Être en mesure de travailler en équipe
Aptitudes personnelles :
• Décrypter les attentes et identifier les besoins
• Savoir être réactif et savoir faire preuve de capacité d’initiative
• Être autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
• Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail
• Faire preuve de curiosité intellectuelle
• Avoir des capacités d’adaptation
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable de la MDS, il (elle) est le(la) premier(e) interlocuteur (trice) pour le public, les professionnels de la MDS, les partenaires et les différents services de l’institution.
Dans la limite de ses fonctions,
• il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement.
• il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS, et au bon fonctionnement du secrétariat,
Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au domaine médico-social, est une préoccupation quotidienne.