Postée il y a 19 heures
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
- Gérer les réclamations
- Instruire les actes d’états civil
- Instruire les dossiers de CNI-PASSEPORTS et remise
- Gérer le cimetière et les actes funéraires
- Gérer le secrétariat et l’enregistrement des arrêtés et décisions du Maire
- Participer à la gestion de la vie communale
- Assister le service urbanisme
Expérience appréciée en mairie
→ Compétences techniques :
Maîtriser des techniques d’accueil du public
Maitriser la règlementation applicable à ses champs d’intervention
Maîtriser le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de la collectivité
Maîtriser les techniques d’écoute et d’expression
Maîtriser les techniques de communication
Savoir organiser son temps
Savoir gérer les situations d’accueil de publics difficiles
Maîtriser des logiciels de gestion des activités (portail famille...)
Maîtriser des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ;
Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, funéraire
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaissance des consignes de sécurité (mesures de prévention, numéros d’appel d’urgence, comportement à observer en cas d’incendie)
Connaissance des gestes et postures de sécurité
Capacité de gestion des priorités
Respect des délais
→ Qualités relationnelles :
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
Adaptabilité aux interlocuteurs
Calme et maîtrise de soi
Rigueur et sens de l’organisation
Capacité à travailler malgré les interruptions de l’accueil du public
Obligation de réserve, neutralité
Autonomie
Disponibilité
Apprécier le travail en équipe
1/ Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Faire le lien entre les administrés, la collectivité et les prestataires de Service Public.
• Renseigner et orienter les demandes, mettre en relation les intervenants/services.
• Gérer la prise de rendez-vous.
• Assurer le lien entre les doléances des administrés et Le Maire ou la Direction
• Délivrer des dossiers administratifs et aider à leur compréhension et rédaction
• Assurer les réservations des salles
• Assurer les inscriptions scolaires
• Inscription au périscolaire, accompagner les familles sur le portail familles
2/ Gérer les réclamations
• Tenue du cahier de liaison/doléances
• Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
• Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.
3/ Instruire les actes d’états civil
• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil : naissances, reconnaissance, décès, choix ou changement de nom, de prénom, enregistrement des PACS, mise à jour des actes, délivrance des livrets de famille
• Tenue des registres d’état civil
• Constitution des dossiers de mariage
• Instruction et délivrance d’attestation d’accueil
• Recensement citoyen : fille et garçon à partir de 16 ans
• Assistance et conseils aux Elus dans leur mission d’officier d’état civil.
4/ Instruire les dossiers CNI-Passeports et remise des tires
• vérifier la complétude du dossier ; appliquer la réglementation ; identifier les demandes complexes ou douteuses ; accompagner les administrés
5/ Gérer le cimetière et les actes funéraires
• Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
• Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
• Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres
6/ Gérer le secrétariat et l’enregistrement des arrêtés et décisions du Maire
• Enregistrer les arrêtés et décisions dans le logiciel dédié
• Faire relier les registres des arrêtés et délibérations de l’ensemble des services
• Assurer le secrétariat du Maire
7/ Participer à la gestion de la vie communale
• Aider à l’organisation des fêtes et cérémonies
• Etablir des courriers
• Envoyer des invitations
• Tenir à jour la liste des associations
• Gérer les réservations de salles
• Etablir les conventions d’occupation associatives
• Gestion des inscriptions à la bibliothèque
• Gestion administrative de la commission « sport culture animation vie associative » : convocation et compte rendu
8/ Assister le service urbanisme
• Enregistrer les demandes d’autorisation du droit des sols sur les logiciels dédiés (géopc)
• Envoyer les demandes d’autorisation du droit des sols aux services concernés
• Enregistrer et assurer l’envoi des déclarations d’intention d’aliéner
• Préparer les CU
ACTIVITES ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE :
• Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associées d'une agence postale communale dans sa totalité
• Régisseur de recettes sur la régie principale
• Assister la communication de la commune