Les missions du poste

**Office Manager Expérimenté(e)**

Nous sommes le cabinet Citotrad, un cabinet d'interprétariat en pleine croissance, dédié à la mise en relation d'interprètes hautement qualifiés avec des institutions publiques et judiciaires. Dans le cadre de la création de ce poste, nous recherchons un(e) **Office Manager** expérimenté(e) qui saura apporter son expertise et son dynamisme à notre équipe, avec un profil ayant une expérience significative dans la mise en place de procédures et le développement d'une entreprise.

### **Missions :**
En tant qu'Office Manager, vous serez responsable des tâches suivantes :
- Gestion des appels téléphoniques et du standard
- Gestion des contrats des interprètes
- Organisation et gestion des missions
- Facturation et suivi des paiements
- Tâches administratives de l'entreprise
- Petite comptabilité et gestion du budget
- Communication externe avec les clients, fournisseurs, banque et partenaires sociaux
- Supervision du déroulement des projets
- Rédaction de synthèses, de reportings et de bilans
- Élaboration et présentation de rapports
- Assistance à la direction dans les tâches quotidiennes
- Organisation et gestion des recrutements
- Mise en place de processus internes et amélioration continue
- Gestion de la base de données clients et des outils CRM, idéalement Monday
- Réponse aux appels d'offres (savoir répondre serait un plus)
- Coordination des communications internes (newsletters, annonces)
- Suivi de la comptabilité de base (facturation, relances, paiements)
- Préparation des budgets et des rapports financiers
- Gestion des notes de frais et des dépenses
- Suivi des contrats de travail et des dossiers du personnel
- Organisation des formations et gestion de l'intégration des nouveaux employés
- Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi des stocks et des équipements
- Planification et organisation d'événements internes (réunions, séminaires)
- Gestion des déplacements professionnels (réservations, billetterie)
- Support aux utilisateurs pour les outils bureautiques et logiciels
- Coordination avec les prestataires informatiques pour la maintenance des systèmes
- Mise en place et suivi des normes de sécurité au bureau
- Organisation de formations sur la sécurité et les premiers secours
- Veille réglementaire et mise en conformité avec les obligations légales (RGPD, droit du travail, etc.)

### **Profil recherché :**
- Minimum 10 ans d'expérience en gestion administrative
- Maîtrise parfaite de la suite Office et des outils bureautiques
- Bonne maîtrise des CRM, idéalement Monday
- Excellentes compétences organisationnelles et de communication
- Capacité à travailler de manière autonome et à prioriser les tâches
- Sens de l'initiative et proactivité

### **Pourquoi nous rejoindre ?**
Intégrer notre cabinet, c'est rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse, où vous aurez l'opportunité de mettre à profit vos compétences dans un environnement stimulant. Nous offrons des conditions de travail attractives, un remboursement de transport à 50 % et une mutuelle d'entreprise.

### **Candidature :**
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et que vous souhaitez contribuer activement à notre croissance, merci d'envoyer votre CV.

Nous avons hâte de recevoir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe !

Experience: 10 An(s)

Compétences: Droit du travail,Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Piloter une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Traduction et interprétation

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

Le profil recherché

Experience: 10 An(s)

Compétences: Droit du travail,Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Piloter une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Traduction et interprétation

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

Lieu : Saint-Ouen-sur-Seine
Contrat : CDI
Salaire : 45 000 € par an
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