Postée il y a 29 jours
Vos missions principales sont de :
● Assurer l’accueil physique et téléphonique des parents en demande pour leur enfants de 0 à 6 ans,
● Gérer le planning des « rendez-vous parents » avec la coordinatrice Petite Enfance :
► Création d’un planning mutualisé avec l’accueil de l’Espace Henri Janin,
► Mise à jour du planning,
► Proposition de rendez-vous aux parents,
► Transmission à la Directrice du service,
► Emission de courriers réponse si nécessaire.
● Gérer le courrier concernant le service Petite Enfance :
► Réception et classement du courrier arrivant (original ou copie).
► Mise à l’enregistrement et répartition.
► Mise à jour du logiciel courrier.
► Envoi en signature et aux destinataires.
► Constitution et envoi d’invitation aux différentes réunions.
● Concevoir en équipe pluridisciplinaire et en partenariat des outils de communication et leur mise à jour (plaquettes d’information, affiches, flyers, documents de travail …)
● Participer au « Point Information Mode d’Accueil » et à sa gestion administrative :
► Création d’outils informatiques spécifiques (planning, outils d’évaluation, ...)
► Constitution de groupes de parents ou futurs parents pour les séances du « Point Info ».
► Organisation et gestion du planning d’intervention pour les intervenants.
► Réservation et préparation des salles et du matériel.
► Gestion du courrier spécifique au « Point Info ».
► Anticipation et participation à l’accueil et à l’installation des parents le jour de l’intervention.
● Suivi des commissions de dérogation pour les accueils de loisirs maternels :
► Accueil et information physiques et téléphoniques des familles.
► Préparation des commissions.
► Edition des réponses.
► Elaboration des statistiques.
Cadre d'emplois des adjoints administratifs
Savoirs :
Connaissances indispensables de l’outil informatique : WORD, EXCEL, POWER POINT, INTERNET, Messagerie, Publisher …
Connaissances souhaitées d’outils informatiques utiles à l’élaboration de documents professionnels spécifiques « Petite Enfance ».
Savoir accueillir de manière physique et téléphonique un public varié.
Savoir gérer le courrier, les plannings, les agendas
Savoir prendre des notes
Savoir-faire :
Etre capable d’organiser et d’anticiper les différentes échéances administratives de l’année.
Etre capable d’informer le public sur tous les dispositifs Petite Enfance de la ville.
Etre capable de faire le lien entre le service Petite Enfance, les autres services municipaux et les partenaires.
Savoir-être :
Sens du service public
Qualités relationnelles (ex : Etre accueillant)
Inscription obligatoire de la démarche de travail dans le projet du service Petite Enfance
Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur
Respect de la discrétion professionnelle
Etre disponible
Etre ponctuel et assidu
Vous êtes rattaché à la direction de la petite enfance.