Assistante de direction F/H

L'assistant(e) sera chargé du secrétariat de la direction de la qualité, gestion des risques et expérience patient (50%) ainsi que de la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital (50%).

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction qualité sont:
· La qualité et la gestion des risques
· Les droits des patients et les relations avec les usagers
· La radioprotection
· Le service social des patients (pour les activités gérées par la Directrice)

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations ville-hôpital sont:
· Les projets confiés à la direction des opérations
· L’accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous,
· La cellule de gestion des lits
· Les archives médicales
· Unité Ville Hôpital

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE, ENVIRONNEMENT ET EVOLUTIONS POSSIBLES

Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.

Horaires de travail:
Amplitude horaire de 7H36 par jour

Horaires de jour – Variable entre 8H30 et 18H00

Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :

o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction

o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions

o Accueil physique des usagers et du personnel

o Gestion des agendas et organisation des réunions

o Prise de notes, comptes-rendus

o Saisie et mise en forme de documents

o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)

o Tri du courrier

o Classement

o Commandes de fournitures (logiciel NSI)

o Plan d’équipement

· Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité

· Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction

· Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU

· Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)

· Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

Missions ponctuelles
· Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire

· Appui ponctuel à la Direction de la communication

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :

• Missions quotidiennes
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Prise de notes
o Saisie et mise en forme de documents
o Tri du courrier
o Classement
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
• Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
• Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires
• Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l’offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
• Réaliser une cartographie de l’offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier

Connaissances associées
• Outils bureautiques et normes rédactionnelles
• Gestions administratives
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Prérequis souhaités
• Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
• Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
• Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée