Assistant de Direction/Administrative/Comptable H/F

Les missions du poste

Dans le cadre de l'évolution organisationnelle des services support du Groupe, nous recherchons un Assistant de Direction/Administrative/Comptable H/F en CDD de 9 mois dans la perspective d'un CDI. Ce poste est basé à Montpellier.

En étroite collaboration avec la Directrice Administrative et Financière, il vous sera confié les missions suivantes:

I. Gestion des relations fournisseurs :

Gestion et suivi des contrats:

• Référencement fournisseur lors de l’ouverture ou de la mise à jour du compte :
• Archivage numérique des contrats, documents commerciaux et juridiques, etc.;
• Création et mise à jour des comptes fournisseurs dans l’ERP,
• Traitement des questionnaires fournisseurs,
• Suivi des indicateurs qualité : homologation fournisseurs + BPF évaluation des fournisseurs,
• Assistance des approvisionneurs à la Rédaction de cahiers des charges selon besoins,
• En avant contrat, analyse des conditions générales du fournisseur et dénonciation des clauses limitatives de responsabilité ou toute clause abusive ou contraire aux intérêts de l’entreprise,
• Suivi des contrats (frais généraux) et revue périodique (périodes d’engagement contractuel, renouvellements par tacite reconduction),
• Dénonciation/résiliation des contrats après validation par la Direction (respect du formalisme),
• Suivi et analyse des coûts (services, biens et matières, transport) ainsi que des évolutions tarifaires contractuelles, optimisation et/ou rationalisation des coûts ;
• Suivi et mise à jour des contrats d’assurance (traitement des déclarations et des questionnaires annuels).

Traitement et suivi des litiges Fournisseurs :

• Faire respecter les obligations contractuelles par le fournisseur, formalisation des manquements et des réclamations ainsi que des demandes d’avoir,
• Traitement des précontentieux (proposition de résolution avec projet de courrier),
• Pour les contentieux, assistance d’un conseil juridique selon la complexité ou la criticité des dossiers.

Contrôle de Gestion des Achats :

• Vérifier et traiter les Bons A Payer (BAP), principalement des fournisseurs de frais généraux,
• Rapprochement des BC/BL/Facture, réception informatique des factures fournisseurs, contrôle et validation des BAP, vérification des comptes comptables et des journaux d’enregistrements, intégration comptable des opérations d’achats + import en comptabilité,
• Traiter les relances fournisseurs (vérification du lettrage du compte, réclamation des factures manquantes ou des avoirs à établir),
• Suivre et diffuser le Tableau des litiges Fournisseurs + envoyer ou mettre à disposition les copies des factures bloquées en BAP.

II. Comptabilité Fournisseurs :

• Gestion des données fournisseurs,
• Vérifier les factures sur le plan règlementaire,
• Réceptionner les factures dans notre ERP et délivrer le bon à payer,
• Intégrer les factures en comptabilité,
• Suivre, vérifier et délivrer les bons à payer / comptabiliser des factures de frais généraux,
• Prendre en charge la gestion et le suivi des litiges.

III. Missions diverses

• Assister la Direction Administrative et Financière sur toutes les tâches et formalités administratives,
• Renseignement des questionnaires pour les assurances
• Déclaration et suivi des sinistres d’assurance, traitement des formalités.
• Traitement des questionnaires INSEE à caractère obligatoire, etc.