Postée il y a 12 jours
Le service information et communication est composé de 15 personnes organisé en 4 pôles : le pôle rédaction traite de l’actualité, valorise les projets municipaux, informe les usagers et rend compte du dynamisme du territoire. Le pôle projet et communication numérique pilote les stratégies de communication numérique, la gestion des réseaux sociaux et la conduite des projets numériques. Le pôle projets et supports de communication valorise l’action municipale et le territoire, conçoit et déploie les stratégies thématiques et plans de communication et le pôle administration, réception et reprographie apporte un soutien administratif et organisationnel.
Sous la responsabilité de la responsable du pôle administration, réception et reprographie
- vous assurez du travail administratif et de secrétariat : gestion du courrier, édition de tableaux, réception des appels, mise à jour de listing, envoi de documents, accueil des usagers, réception des livraisons, appui comptable,
- vous assurez la gestion simple des relations presse (envoi des communiqués), la relance des journalistes…
Sous la responsabilité de la responsable du pôle rédaction
- vous assurez la rédaction et la publication d’informations sur le site de la Ville (agenda, brèves), ainsi que la préparation et l’envoi de la newsletter mensuelle
- vous assurez la gestion des listes d’envoi ainsi que l’envoi de mails ciblés
Missions :
1 – Assistante administrative auprès du pôle administratif, réception et reprographie: 50% du temps
- Accueil téléphonique (appels internes et externes) et accueil physique
- Suivi et réception des livraisons
- Suivi de la boîte mail communication en lien avec la responsable du pôle
- Gestion du courrier entrant/sortant via Dotelec logiciel de gestion du courrier)
- Gestion des abonnements de la presse quotidienne et réalisation de la revue de presse
- Gestion du logiciel protocole (Eudonet) : mise à jour des listes de contacts publics, médias, personnalités et envoi des invitations aux cérémonies officielles et aux manifestations
- Appui comptable à la responsable du pôle: devis, bons de commande, factures
- Organisation de la venue des intervenants et gestion administrative des débats Place publique en lien avec les journalistes et la responsable du pôle administration
- Suivi de la diffusion des supports imprimés aux usagers
- Suivi du listing des nouveaux Herblinois et organisation de la réception d’’accueil des nouveaux habitants
- Suivi des évènements et de la relation médias : administration et mise à jour du planning des conférences de presse, relance téléphonique des journalistes, mise en forme et envoi des dossiers ou communiqués de presse
- sollicitation des partenaires, associations, élus pour les contributions pour les supports d’actualités de la Ville,
- publication de contenus sur les écrans lumineux (Luminiplan…)
2 - Assistante communication numérique auprès du pole rédaction : 50% du temps
- Site web : mise à jour et publication des évènements dans l’agenda, rédaction et publication des brèves d’actualité, recherche documentaire et iconographique.
- E-mailing : planification, préparation, envoi et suivi des campagnes de e-mailing, gestion des listings : newsletters, invitations Place publique…
- Publication de contenus sur les canaux de communication numérique : Nantes métropole dans ma poche…
- Relecture et corrections des publications Magazine et Agenda « Sortir » une fois par mois (en alternance)
Savoir-faire :
Maitrise des outils bureautiques du pack office
Pratiques opérationnelles des logiciels métiers : comptable, gestion du courrier, protocole (Type Astre, Dotelec, Eudonet…)
Pratiques opérationnelles des outils de communication numérique : gestionnaire de site internet, gestionnaire de newsletter…
Compétences rédactionnelles et orthographiques avérées
Connaissance des techniques de communication écrites et orales
Capacités d’analyse et de synthèse
Connaissance en gestion budgétaire et des marchés publics
Permis B souhaité
Savoir être
Rigueur, loyauté, discrétion et réserve professionnelle
Capacité d’organisation, d’autonomie, de réactivité, de prise d’initiatives et à rendre compte
Capacité à travailler dans l’urgence
Sens de l’écoute
Force de proposition.
Sens du travail en équipe et en transversalité
Appétence pour le service public et l’intérêt général.
Doté d’un excellent relationnel.
Travail administratif et de secrétariat
Rédaction et publication d'informations sur le site de la ville